HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MICROSOFT PUBLISHER

Sử dụng Publisher Brochure Wizard để tạo ấn phẩm

1. Khởi động Publisher Brochure Wizard

·        Cách 1:

Nhấn nút Start\Programs\Microsoft Office\ Microsoft Office Publisher 2003.

·        Cách 2:

Nhấp đúp chuột vào biểu tượng  trên Desktop.

2. Tạo ấn phẩm

·        B1: Nhấp chuột vào Publications for Print.

·        B2: Nhấp chọn Brochures (dòng thứ 6 bên tay trái) ® các mẫu bên tay phải.

·        B3: Kéo thanh cuộn để xem các mẫu ấn phẩm khác nhau ® Nhấp đúp vào mẫu ấn phẩm phù hợp với bạn.

·        B4: Nếu xuất hiện hộp thoại Personal Information ® Nhấn OK ® Chọn Cancel.

·        B5: Trong cửa sổ Brochure Options, bên dưới  Pages size, chọn cách trình bày 3-panel, hoặc 4-panel.

·        B6: Để thêm biểu mẫu vào trong ấn phẩm, chọn Order Form, Response Form, hay Sign-up biểu mẫu.

·        B7: Nhấn Color Schemes. Chọn một trong các lược đồ màu hoặc nhấn liên kết Custom color scheme để tuỳ ý tạo và chọn màu.

·        B8: Nhấn Font Schemes. Chọn một trong những lược đồ phông hoặc nhấn Styles and Formatting tuỳ ý định dạng.

·        B9: Lưu ấn phẩm của bạn:

·        Nhấn biểu tượng Save/ Save as/ đặt tên cho ấn phẩm

3. Chỉnh sửa ấn phẩm

v     Làm việc với khung văn bản

-         Dễ dàng thay đổi tiêu đề, nội dung và những hình ảnh của mẫu ấn phẩm theo ý bạn.

-         Để thay thế khung văn bản, nhấn vào 1 vị trí bất kì trong khung văn bản ® nhập văn bản của bạn. Văn bản của bạn sẽ thay thế văn bản mẫu.

v     Nhập tiêu đề/tên

·        B1: Nhấn nút Zoom In hoặc Zoom out để thay đổi kích cỡ Ấn phẩm của bạn, để dễ làm việc.

·        B2: Nhấn chuột vào khung văn bản và nhập tên bản giới thiệu.

·        B3: Di chuyển sang một trang khác, nhấn biểu tượng Page navigation ở phía dưới màn hình

v     Thêm khung văn bản

·        B1: Vào Insert/ Text box hoặc nhấn nút Text box trên thanh công cụ ở bên trái màn hình.

·        B2: Nhấn giữ và kéo để vẽ khung văn bản, bắt đầu từ vị trí phía trên-trái, nơi bạn muốn bắt đầu văn bản của mình và kéo xuống phía dưới-phải, nơi bạn muốn kết thúc văn bản.

·        B3: Nhấn vào 1 vị trí bất kì trong khung văn bản để nhập nội dung.

·        B4: Sử dụng thanh công cụ như Word để định dạng văn bản (phông, cỡ, màu, kiểu chữ…).

v     Xóa khung văn bản

·        B1: Nhấp chuột phải lên khung văn bản và chọn Delete Object.

·        B2: Nếu bạn muốn xoá nhiều đối tượng cùng lúc, nhấn, giữ và kéo chuột hình mũi tên để vẽ một đường viền bao quanh tất cả những đối tượng bạn muốn xoá ® Nhấn phím Delete.

·        B3: Lưu ấn phẩm của bạn.

v     Kết nối và ngắt kết nối các khung văn bản

-         Nếu văn bản không vừa với khung văn bản có sẵn, nó sẽ tự động tràn sang một khung được kết nối thêm. Một chuỗi các khung văn bản được kết nối có thể kéo dài qua nhiều trang và có nhiều cột

-         Nếu các khung được kết nối với nhau sẽ xó biểu tượng Go to next Box (kết nối với khung sau) và Go to Previous Text Box (kết nối với khung trước) ở góc trên và góc dưới khung

 

-         Để kết nối hoặc ngắt kết nối các khung văn bản,

·        B1:  Nhấn vào khung văn bản để chọn khung đầu tiên

·        B2: Trên thanh công cụ chọn Beak Forward Link

     

·        Publisher đặt các đoạn văn bản từ hộp đã bỏ kết nối vào phần Text in Overflow của khung được chọn. Nếu bạn nhìn thấy chữ biểu tương chữ A… ở phí dưới hộp văn bản có nghĩa là đoạn văn bản còn kí tự khuất do hết chỗ hiển thị. Bạn cần phải mở rộng khung văn bản hoặc chuyển một đoạn văn bản bị khuất sang khung văn bản khá. Các bước như sau:

·        B1: Chọn vào khung văn bản bị tràn

·        B2: Trên thanh công cụ Connect Text Box chọn Create Text Box Link

 

·        B3: Chuyển con trỏ sang biểu tượng

·        B4: Nhấn vào một vị trí bất kì trong khung văn bản trống để chuyển phân văn bản bị khuất sang khung thứ 2

v     Thay đổi hình ảnh trong ấn phẩm

·        B1: Nhấp chuột vào hình ảnh cần thay đổi trong vị trí của ấn phẩm ® hiện menu:

·        B2: Nhấp chuột biểu tượng Insert Picture để tìm nơi cất giữ hình ảnh cần thay thế.

·        B3: Nhấp chọn hình ® nhấp Insert.

·        B4: Lưu ấn phẩm của bạn.

v     Tạo chú thích cho hình ảnh

·        B1: Nhấp khung văn bản bên dưới hình ảnh

·        B2: Nhấn Zoom In để phóng to khung chữ.

·        B3: Nhập lời chú thích cho hình ảnh.

·        B 4: Nếu hình ảnh không có chú thích văn bản, vẽ 1 hộp Text box và nhập chú thích vào.

·        B4: Lưu ấn phẩm của bạn.

v     Nhóm các đối tượng

·        B1: Nhấn nút Select Objects trên thanh công cụ ở bên trái màn hình ® nhấn, giữ và rê hộp lựa chọn xung quanh những đối tượng cần nhóm. Đường vòng tròn màu trắng chỉ ra những đối tượng được chọn.

·        B2: Nhấn nút Group Objects ở phía dưới-phải hộp chọn.

v     Tách nhóm đối tượng

·        B1: Nhấn chuột vào những đối tượng đã được nhóm

·        B2: Nhấn nút Ungroup Objects ở phía dưới-phải hộp chọn.

·        B3: Lưu ấn phẩm của bạn.

·        Chèn chữ hoa trang trí

·        B1: Chọn 1 đoạn văn bản cần chèn chữ hoa.

·        B2: Nhấn chuột vào Format\€\Drop Cap.

·        B3: Nhấn mục Drop Cap và chọn một trong những kiểu chữ hoa trang trí có sẵn ® OK.

·        Bạn có thể chọn chữ in hoa ở Custom Drop Cap.

v     Xóa trang thừa

Nếu bản tin chứa nhiều trang hơn số trang bạn cần, bạn có thể dề dàng xóa chúng

·        B1: Di chuyển đến trang  muốn xóa

 

·        B2:  Trên thực đơn Edit nhấn Delete Page

Nếu bạn muốn khôi phục trang đã xóa trên thực đơn Edit chọn Undo Delete Page

v     Chèn trang mới

·        B1: Trên thanh thực đơn chọn Insert/ page

·        B2: Chọn trang mới trang trước hoặc trang sau trang được chọn

v     Lưu ấn phẩm với chương trình Pack and Go

            Pack and Go giúp đóng gói toàn bộ ấn phẩm của bạn để có thể sử dụng ở một máy tính khác hay tới các dịch vụ in ấn

      Đóng gói ấn phẩm để chạy trên máy tính khác:

·        B1: Thực đơn File/ Pack and Go/ Take to Another Computer

·        B2: Next

·        B3: Chọn Browse để lưu ấn phẩm vào ổ đĩa

·        B4: Next

·        B5: Next

·        B6: Finish/OK

Mở và chạy trên máy tính khác

·        B1: Mở thư mục chứa ấn phẩm trên ổ đĩa

·        B2: Đúp chuột vào file Uppack

·        B3: Nhập thư mục mà bạn muốn ấn phẩm sẽ được cài đặt

Sử dụng Publisher để tạo trang web học sinh

1. Tạo trang web

·        B1: Trong cửa sổ New Publication, nhấp chuột vào Web Sites and E-mail.

·        B2: Nhấn vào Web Sites để xem 4 loại Web Site.

·        B3: Chọn 1 loại trang Web (3-Page Web Site) ® Ô bên phải hiện lên rất nhiều định dạng trang Web đã được thiết kế sẵn từ trước. Kích đúp chuột vào trang Web muốn chọn (Accent Box 3-Page Web Site) để bắt đầu Wizard.

·        B4: Hộp thoại Personal Information có thể hiện ra ® Nhấn cancel.

·        B5: Nếu nhấp chọn 1 định dạng bên tay phải từ mục Easy Web Site Builder ® Hộp thoại xuất hiện hỏi về mục đích thành lập trang Web.

·        B6: Nếu có yêu cầu, hãy đánh dấu vào những ô thích hợp ở bên dưới để giúp Wizard cấu trúc nên trang Web phù hợp với yêu cầu của bạn. Những trang này sẽ được xuất hiện theo trình tự lựa chọn ô của bạn ® Nhấn OK.

·        B7: Nếu bạn nhấp chọn hết sẽ xuất hiện 15 trang Web ở phía dưới màn hình.

·        B8: Ô Web Site Options nằm ở bên trái giúp thiết kế trang Web. Nhấn chuột vào Page Content để lựa chọn cách trình bày trang Web.

·        B9: Trong ô Web Site Options nhấn Color Schemes để lựa chọn sự phối hợp màu sắc hoặc nhấn vào Custom color scheme để thiết kế sự phối hợp màu theo cách riêng của bạn.

·        B10: Trong ô Web Site Options chọn thanh điều hướng (Navigation bar) sẽ cho các liên kết tới các trang Web khác trong trang của bạn.

·        B10a: Nếu muốn thanh điều hướng nằm ở bên trái của trang và tiêu đề của trang được liên kết xuống dưới cùng của trang ® nhấn vào mục Vertical and Bottom trong Navigtion bar.

·        B10b: Nếu muốn thanh điều hướng nằm ở trên cùng của trang và tiêu đề của trang được liên kết nằm ở dưới cùng của trang ® nhấn vào Horizontal and Bottom trong Navigation bar.

·        B10c: Nếu muốn thanh điều hướng chỉ nằm ở bên trái của trang ® nhấn vào Vertical Only. Nếu chỉ nằm trên cùng của trang ® nhấn Horizontal Only. Nếu chỉ nằm dưới cùng của trang ® nhấn Bottom Only.

·        B11: Nhấn vào liên kết Font Schemes ® lựa chọn 1 trong các mẫu trong đó hoặc nhấn vào Styles and Formatting để thiết kế riêng phông chữ theo cách riêng của bạn.

·        B12: Có thể thay đổi bất cứ nhứng lựa chọn trước đó bằng cách quay trở lại ô Web Site Options và lựa chọn những chỗ muốn thay đổi.

·        Chú ý: Trong trường hợp các ô chức năng này không xuất hiện, nhấn chuột vào View ® Task Pane.

Chọn kiểu xem trang Web (Viewing Options)

·        B1: Phóng to hoặc thu nhỏ hình ảnh của trang Web bằng cách sử dụng nút Zoom In hoặc Zoom Out.

·        B2: Di chuyển sang một trang khác, nhấn biểu tượng Page navigation ở phía dưới màn hình.

Lưu trang web trong Pbulisher

·        B1: Trên thực đơn File/ Save as

·        B2: Đặt tên tệp trong mục File name. Pbulisher sẽ tự động đưa vào phần mở rộng của tên tệp .pub

Cứ 15 phút lại lưu file Pbulisher một lần

2. Tạo những thay đổi về thiết kế

Chèn âm thanh và ảnh nền

·        B1: Có thể tạo nền của trang Web không giống với các thiết kế có sẵn của Publisher. Có thể chèn thêm âm thanh khi trang Web được trình chiếu. Muốn chèn âm thanh và ảnh nền vào trang Web ® chọn Format ® chọn Background.

·        B2: Ô Background mở ra, nhấn chuột vào 1 màu hoặc có thể nhấn vào liên kết More color để chọn các màu khác.

·        B3: Nhấn chuột vào 1 trong các màu nền để chọn hay nhấn chuột vào More background ở phía dưới các ô để làm phong phú các màu nền văn bản, mẫu chèn hình ảnh làm nền của bạn.

·        B4: Khi đã chọn xong nhấn OK.

Thay đổi định dạng hiển thị trang

Bạn có tối ưu hoá trang Web của bạn sao cho trang đó có thể xem được cả trên màn hình có độ phân giải cao hoặc màn hình có độ phân giải thấp.

·        B1: Nhấn File ® Page Setup.

·        B2: Trên phím Layout, trong mục Publication type chọn Web page.

·        B3: Bên dưới Page size, chọn Standard (800x600 display).

·        B4: Khi đã hoàn tất, nhấn OK.

3. Bổ sung cho trang web

Thêm các trang bổ sung vào Web

·        B1: Trên menu Insert, nhấn Page, hoặc nhấn liên kết Insert a page ở phía dưới mục Web Site Options.

·        B2: Lựa chọn bố cục trang bạn muốn bổ sung, nằm trong mục Select a page type section.

·        B3: Nếu các bố cục không phù hợp với bạn, và bạn muốn giữ nguyên định dạng cơ bản của một trong những trang của bạn, nhấn More.

·        B4: Định rõ số trang mới sẽ được thêm vào và chọn Before curent page hoặc After current page.

·        B5: Bên dưới Options, chọn Duplicate all objects on page, và nhập số thứ tự trang để sao chép bố cục của trang đã được tạo trước đó.  Hoặc chọn Insert blank pages nếu bạn không cần định dạng sẵn (bao gồm cả các nút điều hướng).

·        B6: Nếu muốn mọi nút trên tất cả mọi trang liên kết với trang mới này, đánh dấu chọn vào mục Add hyperlink to Web navigation bar.

·        B7: Nhấn OK.

Thay đổi tiêu đề trang Web và nút điều hướng

·        B1: Trên thanh trạng thái ở phía dưới cùng của màn hình, nhấn biểu tượng Page 1 để quay trở về trang 1.

·        B2: Nhấn vào chữ Home ở phía trên của trang Web. Gõ vào tiêu đề lớn của trang Web.

·        B3: Lựa chọn phần chữ của nút điều hướng phù hợp với trang 1. Gõ tên thích hợp mà bạn muốn nó xuất hiện trên nút. Tên ở trên nút của thanh điều hướng sẽ tự động cập nhật vào tất cả các trang khác và bất cứ trang mới nào mà bạn chèn thêm.

·        B4: Tiếp tục thay đổi tiêu đề trang ở các trang Web còn lại.

·        B5: Lưu file của bạn.

Thêm vào khung văn bản

·        B1: Trên thanh công cụ Objects ở bên trái, nhấn vào nút Tex Box

·        B2: Vẽ một khung văn bản bắt đầu từ đỉnh bên trái. Kéo chuột theo đường chéo cho tới chỗ bạn muốn kết thúc văn bản.

·        B3: Nhấn vào bất kì vị trí nào trong hộp văn bản để chỉnh sửa

·        B4: Thay đổi kiểu van bản nếu muốn, sau đó bắt đầu gõ vào văn bản của bạn

Tạo bảng

·        B1: Trên thanh công cụ Objects ở phái trái nhấn chọn Insert Table

·        B2: Đưa con chuột vào nơi bạn muốn đặt phái bên trên cùng phía bên trái của bảng, sau đó nhấn, giữ và kéo khung theo chiều chéo để tạo bảng, thả chuột khi bảng đạt kích thước cần thiết

·        B3: Nhập số hàng của bảng vào hộp Number of rows và số cột vào hộp Number of columns

·        B4: Chọn định dạng trong hộp Table format

·        B5: Nhấn OK

·        B6: Nhập dữ liệu thích hợp vào bảng

·        B7: Lưu ấn phẩm của bạn

4. Tạo siêu liên kết

Tạo siêu liên kết với 1 trang khác trên trang Web của bạn

·        B1: Nhấn vào hình ảnh hoặc chọn khối văn bản bạn muốn kết nối với 1 trang khác trên trang Web của bạn.

·        B2: Trên Insert, nhấn Hyperlink, hoặc nhấn nút Insert Hyperlin    trên thanh công cụ Standard.

·        B3: Trong hộp thoại Insert Hyperlink nhấn Place in This Document.

·        B4: Nhấn vào trang bạn muốn tạo siêu liên kết.

·        B5: Nhấn OK.

Tạo siêu liên kết với 1 địa chỉ Internet

·        B1: Nhấn vào hình ảnh hoặc chọn khối văn bản bạn muốn kết nối với 1 trang khác trên Internet.

·        B2: Trên Insert, nhấn Hyperlink, hoặc nhấn nút Insert Hyperlink    trên thanh công cụ Standard.

·        B3: Trong hộp thoại Insert Hyperlink nhấn Existing file or Web page.

·        B4: Trong mục Address, nhập hoặc dán địa chỉ của trang Web mà bạn muốn tạo liên kết đến đó, hoặc nhấn Browsed Pages để chọn trang Web từ danh mục.

·        B5: Nhấn OK.

Tạo siêu liên kết với 1 địa chỉ Email

·        B1: Nhấn vào hình ảnh hoặc chọn khối văn bản bạn muốn liên kết với 1 địa chỉ Email của bạn. Khi người truy cập trang Web của bạn nhấn vào liên kết này, chương trình Email của người đó sẽ tự động tạo tin với địa chỉ Email của bạn ở trong dòng To.

·        B2: Trên Insert, nhấn Hyperlink, hoặc nhấn nút Insert Hyperlink    trên thanh công cụ Standard.

·        B3: Bên dưới Link to, nhấn E-mail Address.

·        B4: Hoặc nhập địa chỉ Email của bạn muốn vào hộp E-mail Address, hoặc chọn một địa chỉ Email từ hộp Recently used email addresss.

·        Lưu ý: Chữ mail to sẽ được tự động thêm vào trước địa chỉ Email của bạn, đừng xoá chữ đó.

·        B5: Nhập chủ đề vào hộp Subject để bạn biết thư gửi đến có liên quan đến phản hồi trên Web site của bạn.

·        B6: Nhấn OK.

Tạo siêu liên kết đến một tệp tin

Tạo siêu liên kết với một tài liệu trên Microsoft Word hoặc Microsoft Excel

·        B1: Mở tài liệu trong Word

·        B2: Trên trình đơn File chọn Save as Web Page

·        B3: Lưu tệp trong cùng một thư mục với trang Web trong Publisher của bạn

·        B4: Quay trở về Web Page chọn văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn liên kết đến tài liệu

·        B5: Trên trình đơn Insert nhấn Hyperlink hoặc nhấn nút Insert Hyperlink trên thanh công cụ Standard

·        B6: Bên dưới Link to nhấn Existing File or Web Page

·        B7: Tìm tệp thích hợp và nhấn OK

·        B8: Ghi lại ấn phẩm của bạn

Tạo siêu liên kết với một tài liệu trên PowerPoint

·        Liên kết với PowerPoint

·        B1: Mở bài trình bày Powerpoint

·        B2: Trên trình đơn File/ Save as (lưu bài trình bày trong cùng một thư mục với trang Web trong Publisher của bạn)

·        B3: Trong File name gõ tên bài trình bày và trong Save as type nhấn Powerpoint Show

·        B4: Quay trở về trang web của bạn và chọn văn bản hay hình ảnh bạn muốn liên kết đến bài trình bày

·        B5: Trên trình đơn Insert chọn Hyperlink hoặc nhấn nút Insert Hyperlink trên thanh công cụ Standard

·        B5: Bên dưới Link to nhấn Existing File or Web Page

·        B6: tìm tệp thích hợp và chọn OK

·        B7: Lưu ấn phẩm của bạn

Nếu bạn muốn giữ nguyên bài trình bày như một tệp trong Powerpoint để độc giả có thể lưu và hiệu đính nó thì các bước tiến hành tương tự như trên. Tuy nhiên trong File name gõ tên bài trình bày và trong Save as type nhấn presentation

5. Xem lại trang web

·        B1: Trên trình đơn File/ Web Page Preview hoặc nhấn nút  Web Page Preview  trên thanh Standard

·        B2: Publisher sẽ khởi động trình duyệt mặc định của bạn

·        B3: Kiểm tra tất cả các liên kết để đảm bảo liên kết đó hoạt động

6. Tạo các file trang web

·        B1: Thực đơn File/ Save

·        B2: File/ Publisher to the Web

·        B3: Một hộp thoại chứa đựng thông tin về dịch vụ máy chủ của trang web, chọn OK

·        B4: Định vị thư mục chứa trang Web của bạn. Nếu muốn tách tệp trang web với tệp Publisher bạn có thể tạo thêm một thư mục nhỏ.

·        B5: Trong  File Name phải đảm bảo rằng không còn có dấu trống hay kí tự đặc biệt nào

·        B6: Chọn Save

·        B7: Một hộp thoại xuất hiện thông báo chương trinh Publisher đã tạo ra một phiên bản HTML trên ấn phẩm của bạn. Nhấn OK

·        B8: Kiểm tra những liên kết có hoạt động hay không bạn chạy File vừa tạo trên trình duyệt Internet mặc định

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.      Lê Minh Hoàng (2008), Tự thiết kế Blog với Blogger, NXB Lao Động – Xã Hội, Tp. HCM

2.      Tập đoàn Intel Việt Nam (2007), Intel Teach to the Future, NXB Tổng hợp Tp. HCM, TP. Hồ Chí Minh

3.      Tập đoàn Intel Việt Nam (2010), Chương trình dạy học của intel - Khóa học cơ bản, NXB Tổng hợp Tp. HCM, TP. Hồ Chí Minh

4.      VVOB – giáo dục vì sự phát triển (2009), Tài liệu tập huấn kĩ năng công nghệ thôn tin, Hà Nội

5.      Các Website:

- Mạng giáo viên sáng tạo: http://mspil.net.vn

- Dạy học Intel: http://www.dayhocintel.net